Scegliere la miglior location per un evento farmaceutico è una attività tutt’altro che semplice, richiede infatti tempo attenzione, ricerca e professionalità.
Introduzione alla ricerca della location per congressi farmaceutici
Trovare la giusta location per un evento farmaceutico è un lavoro tutt’altro che semplice. Organizzare congressi medico farmaceutici è una sfida davvero complessa, in cui l’esigenza di garantire qualità di contenuti e formazione si combina con quella di rispettare molteplici regolamenti. A tutto questo si aggiungono gli stimoli progettuali che caratterizzano l’organizzazione di qualsiasi tipo di evento.
I congressi medico-farmaceutici, sia nazionali che regionali, costituiscono il cardine della formazione e dell’aggiornamento professionale nell’area della sanità.
Scegliere la location per congressi medici, o decidere quale possa essere la miglior location per un evento farmaceutico può rivelarsi complicato. È necessario valutare sempre la qualità del centro congressi, gli spazi e i servizi offerti, confrontare offerte, preventivi ed effettuare rigorose site inspection.
Ogni evento ha due anime
Tutti gli eventi, dal piccolo seminario al più grande congresso internazionale, sono per metà logistica e per metà comunicazione. La pianificazione deve quindi prevedere la parte organizzativa che comprende la ricerca della location per congressi farmaceutici, le prenotazioni dei trasporti, del catering e degli alberghi.
La parte comunicativa prevede di contattare per tempo tutti i soggetti coinvolti nel progetto come sponsor, relatori e naturalmente i partecipanti.
Non solo, i congressi medico-scientifici, quindi anche i farmaceutici, sono soggetti a particolari iter procedurali che vanno conclusi entro e non oltre un certo numero di giorni dalla data dell’evento (come gli accreditamenti ECM e le autorizzazioni Aifa).
Organizzare la location per congressi farmaceutici nel rispetto dell’Aifa
Queste tipologie di eventi, come spesso accade, sono sponsorizzati da aziende del settore farmaceutico. Queste realtà saranno tenute a richiedere un’autorizzazione preliminare all’Aifa, Agenzia Italiana del Farmaco, prima che il congresso inizi. Solitamente questa procedura va effettuata almeno 60 giorni prima della data in cui è previsto il congresso o l’evento di formazione.
Sfruttare al meglio la location per congressi farmaceutici prescelta
Per stimolare l’attenzione e favorire l’apprendimento bisogna coinvolgere i partecipanti e rendere le sessioni interattive.
Esistono tre diversi tipi di eventi di formazione:
- Eventi residenziali (RES)
- Formazione a distanza (FAD)
- Formazione sul campo (FSC)
Gli eventi RES sono la tipologia più diffusa, trattandisi di seminari, workshop, simposi, tavole rotonde, sessioni plenarie e costituendo la spina dorsale di ogni congresso farmaceutico.
Ci sono poi gli eventi FAD con webinair, podcast, e-learning e i corsi di autoformazione.
Infine la formazione FCS racchiude tutti gli eventi dove l’apprendimento è legato a esperienze reali : all’interno di un centro congressi con tecnologie di ultima generazione è possibile organizzare oltre che la prima tipologia di evento, anche sessioni di live surgery.
Workshop o seminari
Workshop e seminari, spesso utilizzati erroneamente come sinonimi, sono in realtà eventi e attività diverse. Il workshop è a tutti gli effetti un laboratorio interattivo finalizzato alla produzione di un risultato concreto. Il seminario invece ha un’impostazione frontale e si rivolge a un pubblico specialistico. Entrambi sono diretti da un professore o un ricercatore e sono orientati a stimolare la partecipazione attiva e l’interazione con il pubblico, ma il workshop ha una forte componente pratica.
Simposio
Nell’ambito congressuale si tratta di un breve incontro di approfondimento su un tema di comune interesse scientifico per i partecipanti all’evento, spesso organizzato e tenuto da un gruppo di ospiti delle aziende o degli sponsor per il suo elevato valore formativo, il simposio generalmente viene accreditato per il rilascio di crediti ECM, a meno che non sia organizzato da un’azienda farmaceutica.
Tavola rotonda
Questa tipologia prevede una sostanziale parità tra i relatori presenti, ognuno è chiamato a dare il proprio contributo diretto su uno specifico tema. A differenza di un classico seminario, la tavola rotonda può avere un taglio non eccessivamente specialistico ma più divulgativo, ed essere anche aperto alla cittadinanza, o comunque a un target più esteso rispetto alla comunità scientifica standard.
Una tavola rotonda di successo è quella in cui i partecipanti riescono a dar vita a un confronto produttivo, facendo emergere vari aspetti della tematica a beneficio dell’uditorio. Per questo è necessario prevedere la figura di un primus inter pares, un moderatore che sia in grado di tenere le fila del discorso calibrando i tempi degli interventi in maniera efficace.
Prepararsi all’evento di formazione attraverso i Corsi Precongressuali
Di provenienza angolasassone, i pre-congress o corsi precongressuali offrono l’opportunità di indire micro-eventi propedeutici al congresso. Questi pre-congress sono ulteriori opportunità formative, in cui i partecipanti possono acquisire o ampliare le loro competenze e documentarsi su nuove tecniche tecnologie avanzate.
Le regole di Farmindustria che devono rispettare le location per congressi medici e farmaceutici^
Le aziende devono seguire autoregolamentazioni precise per poter sostenere eventi farmaceutici.
Le due grandi associazioni confindustriali, Farmindustria e Assobiomedica, che riuniscono la maggior parte delle aziende farmaceutiche e biomedicali, hanno emanato e aggiornato negli anni una serie di norme vincolanti per le imprese, che riguardano le manifestazioni congressuali e tutte le attività promozionali ad esse correlate.
Due sono gli aspetti principali da tenere in considerazione e da rispettare relativamente alla location per congressi farmaceutici:
- Il luogo dell’evento, che prevede l’esclusione di alcune specifiche tipologie di strutture e località (Hotel a 5 stelle o SPA)
- La stagione degli eventi, che prevede l’esclusione dei periodi di alta stagione turistica nelle località di mare o montagna.
L’obiettivo dev’essere quello di evitare che il nome delle aziende sostenitrici possa essere associato a convegni organizzati in strutture dove gli elementi turistici e voluttuari prevalgano su quelli scientifici e formativi.
Location per congressi medici e farmaceutici: un codice deotologico da rispettare
Il codice deontologico di Farmindustria stabilisce che la partecipazione alle manifestazioni congressuali da parte delle aziende deve sempre e comunque essere connessa al ruolo svolto dalle industrie nei settori della ricerca, sviluppo e informazione scientifica e dovrà essere ispirata a criteri di eticità, scientificità ed economicità.
In questo ambito le aziende farmaceutiche potranno offrire agli operatori sanitari italiani invitati alle manifestazioni congressuali in Italia e all’estero, esclusivamente viaggi aerei in economy e soggiorno in alberghi con un massimo di 4 stelle.
La scelta delle destinazioni dev’essere circoscritta all’Italia, non è infatti consentita la realizzazione di congressi, convegni e corsi d’aggiornamento all’estero, e deve sempre rispondere a motivazioni di ordine scientifico, logistico e organizzativo.
A Riccione infatti la stagione in cui si svolgono la maggior parte dei congressi non è quella balneare, bensì i mesi della restante parte dell’anno, periodo in cui alberghi e ristoranti sono sempre aperti e la città offre ottimi servizi orientati alla clientela business.
PCO, agenzie e gare: l’organizzazione della location per un evento farmaceutico
Per organizzare un congresso, un convegno o un evento formativo è necessario selezionare una figura esperta nella logistica, nelle pubbliche relazioni e con una buona capacità di pianificazione tecnico economica, caratteristiche fondamentali per l’organizzazione accurata di un evento.
I PCO (Professional congress organizer), sono figure che operano come consulenti e account all’interno delle agenzie di servizi congressuali. Dotati di competenze trasversali, che vanno dall’organizzazione alla gestione tecnico-logistica dei congressi, questi esperti sono i più indicati per l’organizzazione di congressi medico-scientifici.
La strategia più vantaggiosa e utilizzata per selezionare una figura professionale in linea con le richieste, è quella di indire una gara d’appalto. Anche nell’ambito dei congressi medico-farmaceutici questa tecnica è considerata un ottimo strumento per individuare l’agenzia più adatta alle proprie esigenze.
Dalla collaborazione tra Federcongressi&eventi e FISM sono scaturite alcune linee guida per supportare le associazioni durante la redazione del testo di un bando.
È inoltre buona norma prevedere un rimborso forfettario per le agenzie che vi partecipano, in questo modo gli artefici del bando riceveranno proposte di maggiore qualità e i partecipanti eviteranno di investire tempo e denaro inutilmente.
Come progettare gli spazi di una location per congressi farmaceutici
Una volta scelta la location per l’evento farmaceutico diventa importante capire e decidere come progettare gli spazi del centro congressi prescelto.
Un valido alleato sono senza dubbio i referenti interni della location prescelta, che saprà suggerire e supportare l’organizzatore nell’agevolare la logistica e garantire il migliore utilizzo delle aree comuni, delle sale convegni e delle meeting room presenti all’interno del centro congressi.
Fondamentale l’aspetto della sicurezza durante un evento. Palariccione, al tal proposito, con l’ausilio dell’ufficio tecnico in sinergia con gli allestitori, offre planimetrie personalizzate che tengano conto delle normative vigenti in tema di sicurezza.
A volte una scelta poco ragionata può comportare disagi come rallentamenti nella fase d’iscrizione, caos nell’ingresso e nell’uscita dalla sala convegni, è importante quindi che una location per congressi farmaceutici tenga conto dei percorsi di afflusso e deflusso.
Per l’allestimento della location per congressi medici o farmaceutici bisogna prestare la massima attenzione a:
- Segnaletica chiara
- Area espositiva in prossimità delle sale meeting
- Servizio catering nella stessa area espositiva a garanzia di una maggior visibilità degli sponsor
- Aree comuni a luce naturale
- Area di accredito ben suddivisa, dove gestire al meglio gli iscritti, i nuovi iscritti, i relatori, etc.
- Info point per servizi congressuali e post congress
Come scegliere la location per un evento farmaceutico
Per effettuare la scelta migliore è necessario richiedere la scheda tecnica e le planimetrie della location per congressi medici o farmaceutici, in modo tale da poter valutare capienza, ingombri e attrezzature tecniche disponibili. Una scheda esaustiva infatti dovrebbe fornire informazioni complete sulla superficie della sala convegni, le singole misure (dettaglio importante per l’acustica) e sulle fonti di illuminazioni.
Alla pagina https://www.palariccione.com/sale-servizi/ è possibile scaricare le planimetrie di Palariccione
Inoltre un centro congressi di qualità sicuramente metterà a disposizione, dettagliandoli nella sua offerta economica, servizi tecnici come: impianto di videoproiezione, impianto audio, illuminotecnica, impianti di traduzione simultanea e videoconferenza. Un dettaglio fondamentale per la scelta della location per un evento farmaceutico riguarda inoltre la connessione internet, il wi-fi e la sua capacità di banda.
Altri accorgimenti riguardano l’area espositiva: dovrà essere sufficientemente ampia per accogliere gli stand previsti lasciando liberi i percorsi destinati al pubblico e garantire le misure di sicurezza, dovrà essere dotata di prese di corrente utilizzabili per sistemi di illuminazione e attrezzata con area di carico e scarico o di parcheggio nelle vicinanze per favorire l’allestimento nel palazzo dei congressi. Se si trova ai piani dovrà essere dotata di montacarichi.
Tra i tanti centri congressi in Italia, è perfettamente idoneo a ospitare eventi farmaceutici, essendo dotato di spazi e servizi ad hoc, tecnologie all’avanguardia che permettono di gestire l’evento a 360 gradi, offrendo un’accoglienza professionale e servizi di qualità.
La site inspection è fondamentale per la scelta di una location per congressi farmaceutici
Ovviamente l’esperienza aiuta nel capire in che misura una struttura è adeguata a ospitare un certo tipo di evento. Tra gli elementi fondamentali figurano ovviamente la posizione, la facilità logistica, l’accessibilità per fornitori e diversamente abili, la tipologia di spazi e attrezzature disponibili, la presenza o meno di uno staff dedicato per l’assistenza di sala e aree deputate all’allestimento del catering.
L’occhio esperto riconosce vantaggi e svantaggi che possono sfuggire ai non addetti ai lavori come la presenza di pilastri e colonne al centro della sala convegni, assenza di luce naturale, eccessiva distanza tra relatori e le ultime file della platea, assenza di strumenti tecnici o di spazi alternativi.
La location personalizzabile Palariccione scelta come centro per congressi farmaceutici
Spesso Riccione viene scelta come location per congressi medici o farmaceutici.
Palariccione, con i suoi spazi modulari, le sale da 40 a 1400 posti, permette di accogliere dai piccoli meeting fino ai grandi congressi. Si tratta di una location personalizzabile dove spazi e arredi modulari si compongono in base alle più diverse esigenze.
E dato che nella scelta della location per congressi farmaceutici è decisiva la sua flessibilità, qui eleganti poltrone Frau scompaiono sotto al pavimento trasformando la sala convegni plenaria, la Concordia, da 350 a 1.400 posti in un enorme spazio espositivo di 1.800 metri quadrati.
La plenaria è adatta inoltre ad accogliere scenografiche multiproiezioni grazie al suo schermo, un fondale di trenta metri lineari. E non è tutto, all’ultimo piano, il Riccione City Eye, un’affascinante terrazza panoramica vista mare con area indoor e outdoor, che permette di godere la città dall’alto, ideale non solo per cene di gala, ma anche per party privati ed esclusivi. E persino l’esterno è personalizzabile: i cristalli traslucidi che lo rivestono, di notte cambiano colore in un’affascinante successione cromatica.
Centro congressi Palariccione: la location per un evento farmaceutico indimenticabile
Il Palazzo dei Congressi di Riccione, dall’architettura avveniristica e high-tech, è un catalizzatore di eventi di ampia portata, alla riuscita dei quali partecipa l’intero tessuto urbano, supportato da un contesto storico e naturale di grande rilievo.
La centralità rappresenta uno dei principali plus del Palazzo dei Congressi di Riccione, dove tutto è “a portata di mano”. La struttura innovativa, con la sua mole in vetro e acciaio e i luminosissimi spazi interni, fa del Palariccione uno dei centro congressi più apprezzato del territorio nazionale. Il Palazzo dei Congressi di Riccione, location per congressi medici e farmaceutici, è il cuore del “sistema Riccione”: nel pieno centro della città, a pochi passi dalla stazione ferroviaria, dal mare, dallo shopping di viale Ceccarini, dagli ottimi ristoranti romagnoli e dalle principali strutture ricettive. E’ inoltre una location facilmente raggiungibile.
Riccione, location d’eccellenza in Romagna per l’organizzazione di eventi farmaceutici e congressi medici
Riccione rappresenta la location per congressi farmaceutici ideale, in quanto sa coniugare alla perfezione la sua anima più trendy e modaiola con il rigore e la professionalità che le hanno consentito di occupare un posto di primo piano sul palcoscenico dei congressi, facendo della vocazione all’ospitalità, dei servizi tagliati su misura e dello star bene un vero cavallo di battaglia. Riccione offre un post congress indimenticabile, oltre che infinite soluzioni per gli amanti dello sport e del benessere, corollari perfetti anche per i convegni e i simposi più rigorosi.
Una città a disposizione dell’evento
Se il Palazzo dei Congressi, da solo, può garantire il successo anche del più articolato congresso medico, a supporto di PCO e organizzatori interviene a Riccione l’intera città: dai negozi che modificano il proprio orario di apertura per venire incontro alle esigenze di congressisti e delegati a particolarissimi allestimenti urbani.
Due esempi su tutti: il Riccione Christmas Village, con la pista di pattinaggio più lunga d’Europa (180 metri, completamente coperta), il villaggio e la casa di Babbo Natale, spettacoli e attrazioni a tema natalizio e concerti ed eventi culturali itineranti; e il Riccione Green Park: 15mila metri quadrati di erba hanno trasformato viale Ceccarini e tutto il centro in un grandissimo parco urbano a pochi metri dal mare, ideale per una pausa-relax dopo i lavori congressuali, di cui hanno potuto godere i fortunati partecipanti ai congressi di primavera.
Scopri i plus e tutti i servizi dedicati del Palariccione come location per congressi farmaceutici
Palariccione mette a disposizione dei suoi clienti e dei suoi ospiti servizi come:
- Uno staff preparato con un event manager per tutta la durata dell’evento, dal preventivo, all’organizzazione dell’evento, alla sua conclusione, come l’unico interlocutore per tutti quelli che sono i servizi: catering, audio/video, hotel e altro;
- Ampi spazi di luce naturale all’interno del palazzo dei congressi, per aree espositive in prossimità delle sale convegni;
- Sala plenaria per eventi fino a 1400 persone;
- Montacarichi che serve tutti i livelli espositivi per gli sponsor;
- Location che permette di evitare l’utilizzo di navette da e per il centro congressi: tutto è a portata di pochi passi, compresi i migliori hotel.
- Offerta alberghiera ampia e competitiva, con standard alberghieri idonei ad ospitare clientela business;
- Una città a misura di congresso, dove è possibile sfruttare i luoghi della città che diventa teatro naturale di team building e attività all’aria aperta;
- Una città che offre ristoranti, bar, locali e negozi sempre aperti.
